Come si fa a trasformare i propri eventi aziendali in eventi online? Come si passa da un meeting, una conferenza, una presentazione per la stampa a un’esperienza interamente digitale, da condurre in remoto e in tutta sicurezza? Sono questi i quesiti che ci vengono posti più spesso e oggi abbiamo deciso di rispondere, per rendere chiaro il processo che porta dall’idea di un evento alla realizzazione tramite la nostra piattaforma. Organizzare eventi online è un’esperienza semplice e gratificante per i nostri clienti e una splendida sfida per noi. Ecco come funziona.
Tecnicamente, che cosa sono gli eventi online?
La risposta potrebbe non essere ovvia per i non addetti ai lavori. In realtà gli eventi online sono, tecnicamente, né più né meno che dei siti ai quali i partecipanti possono collegarsi durante la normale navigazione. Quello che li distingue dal resto della rete, tuttavia, sono le particolari funzioni interattive che permettono di compiere azioni coordinate con altri in tempo reale. Ci sono tante funzioni che permettono questo tipo di interazione: queste compongono la cosiddetta “interfaccia”. Attraverso strumenti come le chat, i webinar, i live stream e tanti contenuti digitali diversi, si può arricchire l’esperienza di navigazione per avvicinarla sempre di più a quella di un evento vissuto dal vivo.
Posso trasformare i miei eventi tradizionali in eventi online senza perdere clienti?
Certo, ma occorre iniziare a lavorare molto prima dell’evento, per dissipare il naturale clima di dubbio e incertezza che si crea sempre quando ci sono all’orizzonte cambiamenti di grande portata. Per prima cosa è indispensabile comunicare correttamente con i clienti, spiegando nel dettaglio la decisione di traslare l’evento in una dimensione virtuale. In secondo luogo, dovrai preoccuparti di spiegare in modo chiaro e completo le caratteristiche del tuo evento virtuale e descrivere il tipo di esperienza che il cliente può aspettarsi, le azioni che potrà compiere sulla piattaforma e tutte le novità che arricchiscono gli eventi online di funzioni che non sono replicabili nella vita reale. Vale anche la pena di sottolineare i vantaggi di questo formato, per esempio la possibilità di risparmiare sugli spostamenti, dal momento che non si deve raggiungere una location prefissata.
Cosa cambia per i miei ospiti e relatori?
Anche per i relatori possono esserci cospicui vantaggi nel partecipare a un evento online. Tutte le questioni legate alla logistica e agli spostamenti, per esempio, si semplificano enormemente, quando un panel si trasforma in una conference call, una lezione in un webinar e un incontro in una chat. Anche in questo caso, tuttavia, sarà importante seguire da vicino i singoli relatori, per assicurarsi che non abbiano problemi a gestire il proprio ruolo da remoto. Per esempio, è consigliabile organizzare qualche prova tecnica prima dell’evento vero e proprio, per verificare che tutti coloro che dovranno partecipare ai panel o tenere webinar sappiano utilizzare gli strumenti necessari, che abbiano identificato un luogo adeguatamente illuminato per il proprio live stream e così via.
Se organizzo una fiera virtuale, posso vendere degli stand ai miei espositori?
Certo, è questo il bello degli eventi online! Il grado di personalizzazione di questo tipo di esperienze dipende interamente dalla piattaforma o dal budget, ma tutte le funzioni necessarie in un grande evento, come una fiera di settore, sono assolutamente replicabili. Prima di passare all’aspetto commerciale, elabora, insieme ai tecnici della nostra piattaforma, un’offerta completa per i tuoi clienti, in modo da avere un quadro chiaro delle funzionalità attivabili su ogni stand, del grado di personalizzazione, dell’esperienza estetica che si crea per il visitatore attraverso piazzamenti di loghi e brandizzazione degli spazi, e dell’usabilità delle diverse interfacce. In questo modo potrai offrire ai partecipanti alla tua fiera virtuale un’esperienza che non ha nulla da invidiare ai più grandi eventi in presenza.