Gli eventi virtuali sono stati fondamentali per moltissime attività, nel corso di quest’anno e – ormai ne siamo certi – continueranno a fare parte del nostro futuro anche quando si potrà tornare a quelli in presenza. Questo ci pone di fronte a una serie di necessità senza precedenti in termini di promozione. Dobbiamo infatti imparare che promuovere un evento virtuale presenta alcune fondamentali differenze rispetto a promuoverne uno “tradizionale”. A cambiare non sono solo i dettagli “tecnici” dell’evento, ma la sua stessa natura: si parla spesso a un pubblico diverso, globale, e lo si fa nel mare magnum della rete, dove è facile che la comunicazione si perda, se non è adeguatamente mirata. Ecco qualche consiglio per promuovere un evento virtuale in modo efficace.
Creare una landing page efficace per promuovere un evento virtuale
Ogni evento dovrebbe avere se non il suo proprio sito, almeno una landing page efficace e coinvolgente sulla quale far convergere il pubblico. Qui l’utente dovrà trovare, possibilmente in un’unica schermata dal colpo d’occhio immediato ed efficace, tutte le informazioni essenziali e la possibilità di iscriversi immediatamente. La grafica, in questa fase, è un elemento fondamentale e deve essere curata di pari passo con la user experience. Nei primi secondi di permanenza sulla pagina, solitamente, l’utente prende la decisione di partecipare o meno all’evento. Per questo motivo è essenziale accoglierlo con un impatto visuale non solo gradevole, ma unico, che lasci un’impressione forte e al tempo stesso renda semplice l’identificazione di tutti gli elementi. È inoltre utile inserire tutti gli elementi visuali che il potenziale partecipante può essere interessato a ricercare, come le foto dei principali panelist o degli elementi più caratterizzanti dell’evento nel suo complesso, un calendario chiaro e ben organizzato e tutte le informazioni necessarie per un’iscrizione immediata con pagamento sicuro (se è previsto un biglietto d’ingresso).
Newsletter ed email marketing: non sottovalutare gli strumenti “classici” del marketing online!
Gli eventi virtuali sono il futuro, ma non per questo dobbiamo dimenticarci degli strumenti più “classici” che da sempre possono fare la differenza in una buona strategia promozionale online. La classica newsletter e le altre forme di email marketing hanno conosciuto moltissime evoluzioni negli ultimi anni, ma sono ancora fra i formati più efficaci per qualsiasi comunicazione, anche per promuovere un evento virtuale. A patto di utilizzarli bene, naturalmente. Un lavoro efficace, in questo senso, parte con la creazione di un database di contatti rilevanti, selezionati con cura dopo un’attenta analisi di mercato. Il passo successivo è una comunicazione costante ma non invadente, che fornisca all’utente tutte e solo le informazioni che gli interessano, confezionate in modo coinvolgente e graficamente piacevole. Naturalmente le newsletter non servono solo a far conoscere gli eventi futuri e a ricordare le date, ma anche per effettuare il follow-up con gli utenti e, laddove necessario, generare lead.
Puntare sui social media!
I social media, in questo momento, sono i migliori alleati di chi vuole promuovere un evento virtuale! È indispensabile conoscere bene tutte le piattaforme e selezionare quelle frequentate dal pubblico di riferimento, utilizzando al meglio le funzioni specifiche per gli eventi. Il più popolare strumento di promozione di eventi online è ovviamente Facebook Events, che è gratuito, facile da usare e condividere e permette di tracciare i RSVP. Per gli eventi B2B è tuttavia consigliabile utilizzare anche LinkedIn, lavorando molto sulla condivisione in gruppi dedicati ai temi più affini a quelli dell’evento e considerando anche gli annunci a pagamento. Quali che siano le piattaforme che si sceglie di utilizzare, è indispensabile creare un hashtag dedicato all’evento e condividerlo su tutti i social, ma anche invitare i panelist e gli stessi utenti a utilizzarlo ogni volta che condividono contenuti relativi all’evento, sia prima che durante e dopo l’evento stesso.