L’idea degli eventi virtuali è ancora relativamente nuova e in molti sono ancora confusi su cosa sia esattamente un evento virtuale, come funzioni e cosa sia lecito aspettarsi quando se ne organizza uno. Quello che non tutti sanno è che la ricerca in questo ambito è attiva da molto prima che l’emergenza lo portasse alla ribalta e che ci sono migliaia di professionisti, in tutto il mondo, che da anni lavorano per rendere le esperienze sulle piattaforme digitali altrettanto valide o addirittura migliori di quelle in presenza. Se stai considerando la possibilità di organizzare un evento virtuale, ma ti chiedi quali vantaggi questo format possa portarti, continua a leggere: scoprirai che questo genere di eventi può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi contenendo i costi.
Un evento virtuale è accessibile a un pubblico più ampio
Siamo sempre stati abituati a considerare gli eventi come un fenomeno locale. Se vogliamo andare a un concerto o vedere un film al cinema, per esempio, cerchiamo esclusivamente le opzioni disponibili nella città in cui ci troviamo in quel momento. Quando si parla di eventi professionali, come fiere di settore e conferenze, siamo abituati a confrontare il valore e l’utilità dell’evento con i costi di viaggio e alloggio, per decidere se valga la pena partecipare. Un evento virtuale elimina alla radice tutti questi problemi, perché può essere targettizzato in base all’interesse, indipendentemente dalla collocazione geografica. Questa è un’ottima notizia tanto per gli organizzatori, che possono sperare in un pubblico decisamente più vasto, sia per i partecipanti, che non dovranno più preoccuparsi dei costi di viaggio, ma solo di avere a disposizione una buona connessione a internet.
I costi si riducono rispetto agli eventi in presenza
Chi organizza eventi sa che ci sono alcuni costi fissi che gravano pesantemente sul budget. Primi fra tutti, quelli relativi alla location. Affitto dei locali, pulizia, allestimenti, catering, predisposizione di impianti audio e luci, spese di viaggio e alloggio per gli speaker, personale dedicato ai servizi di registrazione e stewarding: tutte queste spese non si applicano a un evento virtuale. Perfino il personale necessario per la gestione di un evento del genere si riduce notevolmente, dal momento che alcuni procedimenti, come l’accreditamento, possono essere interamente automatizzati. Avendo tagliato tutti questi costi, potrai concentrarti sull’offrire ai tuoi “ospiti” il massimo valore ingaggiando speaker di grande rilievo e creando un ambiente virtuale bello e funzionale.
Si eliminano i limiti di capienza e i problemi di sicurezza
Quando si organizza un evento in presenza è difficile trovare il giusto equilibrio in termini di afflusso di pubblico, capienza del locale e relativi costi. Ogni location ha una capienza precisa, che non deve assolutamente essere superata, poiché la presenza di un numero eccessivo di persone potrebbe compromettere la sicurezza generale dell’evento. Quello della sicurezza è un tema che può farsi scottante per gli organizzatori di eventi: quando si sceglie una location bisogna infatti assicurarsi che tutte le attività che si intende organizzare possano essere svolte in quello spazio senza rischi. Per questo spesso si investe moltissimo in polizze assicurative, soprattutto per gli eventi di grandi dimensioni e per quelli che si svolgono all’aperto (e che quindi sono soggetti a variazioni e annullamenti in caso di maltempo). Tutti questi problemi svaniscono magicamente quando si organizza un evento virtuale. Stiamo dicendo che gli eventi virtuali non hanno mai problemi di “capienza”? Naturalmente no: se l’obiettivo è quello di accogliere migliaia di persone permettendo un alto livello di interattività, sarà senz’altro necessario investire in una piattaforma più complessa, ma il servizio sarà sempre facilmente scalabile e comunque a costi assai inferiori rispetto a quelli che si dovrebbero sostenere, per esempio, per passare da una location pensata per 1000 persone a una pensata per ospitarne 3000.